Wdrożenie w Viapharma
Nasz Klient Viapharma Hurtownia Farmaceutyczna to dynamicznie rozwijająca się sieć hurtowni, specjalizująca się w dystrybucji leków, suplementów diety oraz wyrobów medycznych. Dzięki nowoczesnej logistyce i ścisłej współpracy z producentami oraz aptekami, zapewnia sprawną dostawę produktów farmaceutycznych na terenie całego kraju. Jakość, terminowość oraz bezpieczeństwo dostaw, pozwala skutecznie wspierać sektor ochrony zdrowia.
Zakres projektu
Viapharma, jako dynamicznie rozwijająca się hurtownia farmaceutyczna, opiera swoją działalność magazynową zarówno na własnych pracownikach, jak i na pracownikach zatrudnianych przez agencje pracy, dostosowując strukturę zatrudnienia do bieżących potrzeb operacyjnych.
Zarządzanie czasem pracy w systemie zmianowym, kontrola nadgodzin i precyzyjna ewidencja obecności stanowiły kluczowe wyzwania. Dotychczasowe metody, oparte na papierowej dokumentacji i ręcznym wprowadzaniu danych, były czasochłonne i podatne na błędy. Firma potrzebowała nowoczesnego rozwiązania, które pozwoliłoby na automatyzację procesów RCP (Rejestracji Czasu Pracy).
KLUCZOWE FUNKCJONALNOŚCI SYSTEMU W RAMACH WDROŻENIA
Viapharma zdecydowała się na wdrożenie modułu RCP w systemie Time Harmony, który zapewnia:
- Automatyczną rejestrację wejść i wyjść – integracja z bramkami obrotowymi i czytnikami kart pozwoliła na precyzyjne monitorowanie obecności
- Obsługę różnych grafików zmianowych – system umożliwia elastyczne zarządzanie harmonogramami pracy, dostosowanymi do potrzeb hurtowni
- Bieżący monitoring i raportowanie – menedżerowie zyskali dostęp do intuicyjnych dashboardów z analizą obecności, spóźnień i nadgodzin
- Integrację z systemami kadrowo-płacowymi – dane o czasie pracy są automatycznie przekazywane do systemu HR, co przyspiesza naliczanie wynagrodzeń
- Składniki do wyliczenia wynagrodzeń - system dostarcza kompletu danych na temat przepracowanego czasu pracy, liczby nadgodzin, godzin nocnych, pracy w dni wolne od pracy i święta
MODUŁ ORGANIZACJA - KOMPLEKSOWE ZARZĄDZANIE PERSONELEM
W ramach modułu RCP Viapharma zyskała również dostęp do zaawansowanej kartoteki pracownika, która jest centralnym miejscem gromadzenia wszystkich kluczowych informacji dotyczących zatrudnienia. System umożliwia przechowywanie danych o przebiegu zatrudnienia, historii zmian stanowisk, a także obowiązkowych szkoleniach i badaniach okresowych, zapewniając terminowe przypomnienia o ich odnowieniu. Dodatkowo kartoteka pozwola na ewidencję zasobów przydzielonych pracownikowi, takich jak sprzęt służbowy, odzież robocza czy identyfikatory, co ułatwia ich zarządzanie i kontrolę nad stanem wyposażenia. Moduł Organizacja pozwala śledzić kompetencje i kwalifikacje pracowników, co usprawni proces przydzielania zadań oraz umożliwia lepsze dopasowanie zespołu do realizowanych projektów. Wszystkie te funkcjonalności wspierają operacyjne zarządzanie pracownikami, zwiększając efektywność organizacyjną i ułatwiając bieżące działania kadrowe.
Kolejny krok - ewidencja czynności
Viapharma, dostrzegając korzyści płynące z automatyzacji i cyfryzacji procesów, planuje dalszy rozwój współpracy poprzez wdrożenie modułu ewidencji czynności. Nowe rozwiązanie pozwoli na szczegółowe monitorowanie realizowanych zadań, analizę efektywności pracowników oraz optymalizację kluczowych procesów operacyjnych.
Dzięki ewidencji czynności menedżerowie zyskają dostęp do szczegółowych danych online, które w czasie rzeczywistym odzwierciedlają przebieg pracy w hurtowni. Interaktywne dashboardy umożliwią szybkie śledzenie wykonywanych czynności, identyfikację potencjalnych opóźnień oraz analizę obciążenia poszczególnych pracowników. Pozwoli to na sprawniejsze zarządzanie zespołem, równomierne rozłożenie obowiązków oraz eliminację wąskich gardeł w procesach operacyjnych.
System usprawni również planowanie pracy, dostarczając wiarygodnych informacji na temat rzeczywistego czasu realizacji poszczególnych czynności. Na podstawie zebranych danych będzie można lepiej prognozować potrzeby kadrowe, optymalizować harmonogramy i zwiększać efektywność całego zespołu. Wdrożenie tego modułu to kolejny krok w stronę nowoczesnego i wydajnego zarządzania operacjami w Viapharma.
Współpraca
Viapharma Hurtownia Farmaceutyczna należy do Grupy Dr. Max, z którą współpracujemy od 2024 roku. Potencjał systemu Time Harmony został doceniony dzięki szybkim i wymiernym korzyściom wynikającym z wdrożenia, co zaowocowało jego rekomendacją do kolejnej spółki w ramach Grupy.
Po pierwszej fazie wdrożenia, w której Viapharma korzysta z modułu RCP do automatyzacji procesów rejestracji i ewidencji czasu pracy, nasz Klient planuje rozszerzenie współpracy. Kolejnym krokiem będzie implementacja modułu ewidencji czynności, umożliwiająca pełne wykorzystanie funkcjonalności systemu i dalszą optymalizację pracy zespołu.
