Wdrożenie dla Biuro Innowacje
Nasz Klient Biuro Innowacje - to firma działająca od ponad 25 lat, specjalizująca się w dostarczaniu urządzeń kopiujących, drukujących i skanujących dla biur. Firma oferuje również kompleksowe usługi serwisowe oraz rozwiązania informatyczne związane z oprogramowaniem biurowym. Świadczy usługi IT dla małych i średnich przedsiębiorstw, zapewniając poprawne funkcjonowanie środowiska IT Klienta oraz wdrażanie procesów automatyzacji obiegu dokumentów.
Zakres projektu
Biuro Innowacje, z myślą o usprawnieniu procesów zarządzania czasem pracy, wdrożyło system Time Harmony z modułem RCP (Rejestracja Czasu Pracy). Dzięki zastosowaniu nowoczesnej technologii, firma zyskała szereg korzyści, które poprawiły efektywność zarządzania personelem i optymalizację pracy zarówno pracowników biurowych, jak i terenowych.
KLUCZOWE FUNKCJONALNOŚCI SYSTEMU W RAMACH WDROŻENIA
1. Elastyczność rejestracji czasu pracy
W ramach wdrożenia systemu rejestracji czasu pracy firma zdecydowała się na wykorzystanie dwóch metod ewidencji czasu pracy:
- Aplikacja mobilna na urządzeniach osobistych – umożliwia pracownikom szybkie i wygodne rejestrowanie czasu pracy z poziomu własnego telefonu, niezależnie od miejsca wykonywania obowiązków służbowych
- Panel pracownika dostępny przez przeglądarkę internetową – pozwala na rejestrację czasu pracy z dowolnego urządzenia, zapewniając elastyczność i łatwość obsługi.
Dzięki tym elastycznym opcjom, pracownicy mogą rejestrować swój czas pracy w sposób dopasowany do ich potrzeb i preferencji.
2. Monitorowanie czasu pracy pracowników terenowych
Pracownicy, którzy wykonują zadania poza biurem, korzystają z aplikacji mobilnej Time Harmony. Za pomocą smartfona rejestrują początek i koniec swojej pracy, a także zaznaczają lokalizację, w której pracują. Funkcjonalność GPS umożliwia precyzyjne monitorowanie miejsc pracy, co zapewnia firmie pełną kontrolę nad realizacją zadań w terenie, a pracownikom – wygodę rejestracji bez konieczności posiadania dodatkowych urządzeń.
3. Automatyczne rozliczanie czasu pracy
System dostarcza gotowe dane do wyliczenia wynagrodzenia na podstawie zarejestrowanego czasu pracy. Precyzyjnie, zgodnie z przepisami Prawa Pracy, oblicza nadgodziny (+50% i +100%). Dzięki integracji z systemem kadrowo-płacowym Gratyfikant Nexo, system automatyzuje procesy HR, eliminuje błędy w rozliczeniach i wspomaga automatyzację obiegu dokumentów.
4. Optymalizacja planowania i organizacji pracy
Time Harmony umożliwia szybkie, wygodne i prawidłowe tworzenie harmonogramów pracy zgodnych z przepisami Kodeksu Pracy. System automatycznie weryfikuje zgodność harmonogramu z wymaganiami prawa, sprawdzając m.in. odpowiednią liczbę godzin w stosunku do okresu rozliczeniowego, zapewnienie 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego oraz 11-godzinnego odpoczynku pomiędzy dobami pracowniczymi.
5. Lista obecności online
Funkcjonalność, która umożliwia menedżerom i działom HR szybki i wygodny dostęp do informacji o obecności pracowników w czasie rzeczywistym. Dzięki temu narzędziu, zarządzający mogą na bieżąco monitorować, kto jest obecny w pracy, kto jest na urlopie, a także sprawdzać statusy poszczególnych pracowników (np. spóźnienia, nieobecności).
6. Zarządzanie wnioskami urlopowymi
Pracownicy mogą wygodnie składać wnioski urlopowe w swoich urządzeniach osobistych, a menedżerowie szybko je zatwierdzają lub odrzucają. Automatyczne powiadomienia o zatwierdzonych urlopach umożliwiają lepsze planowanie pracy i zapewniają, że firma ma pełną kontrolę nad dostępnością pracowników.
Monitorowanie czasu pracy pracowników terenowych
Funkcjonalność monitorowania czasu pracy pracowników terenowych w systemie Time Harmony przynosi firmie Biuro Innowacje szereg korzyści, zarówno w kontekście zarządzania, jak i efektywności operacyjnej.
Po pierwsze, dokładność i precyzyjność lokalizacji dzięki technologii GPS pozwala firmie na pełną kontrolę nad miejscem wykonywania zadań przez pracowników. Menedżerowie mają możliwość monitorowania, czy pracownicy znajdują się w odpowiednich lokalizacjach, co zwiększa pewność, że zadania są realizowane zgodnie z planem i wymaganiami klienta. Taki system monitorowania lokalizacji minimalizuje ryzyko pomyłek, takich jak nieosiągnięcie celu pracy w odpowiednim czasie lub miejscu, co ma kluczowe znaczenie w branżach, gdzie precyzyjna lokalizacja jest istotna.
Po drugie, wygodna rejestracja czasu pracy za pomocą aplikacji mobilnej pozwala pracownikom terenowym na szybkie i proste logowanie rozpoczęcia oraz zakończenia pracy. Dzięki temu nie muszą oni polegać na dodatkowych urządzeniach ani ręcznym wprowadzaniu danych, co zwiększa efektywność pracy i oszczędza czas. Automatyczna rejestracja czasu pracy i lokalizacji eliminuje również błędy związane z ręcznym wprowadzaniem danych, a firma ma pełną pewność co do ich dokładności.
Dodatkowo, real-time monitoring umożliwia menedżerom bieżące śledzenie statusu pracy każdego z pracowników terenowych. Dzięki temu mogą oni na bieżąco reagować na zmieniające się warunki, modyfikować harmonogramy czy rozwiązywać ewentualne problemy, co poprawia organizację pracy i sprawia, że firma działa bardziej elastycznie.
Interaktywne, w pełni modyfikowalne dashboardy
Time Harmony oferuje interaktywne, w pełni modyfikowalne dashboardy, które można dostosować do indywidualnych potrzeb użytkowników. Dzięki temu, każdy menedżer czy pracownik może personalizować układ oraz wybierać rodzaj danych, które są dla niego najistotniejsze, tworząc spersonalizowane widoki.
System umożliwia komponowanie dashboardów w dowolny sposób, co pozwala na elastyczne dopasowanie informacji do specyfiki pracy danej osoby lub działu. Ponadto, użytkownicy mają możliwość udostępniania swoich dashboardów innym pracownikom, co sprzyja współpracy i umożliwia łatwy dostęp do ważnych danych w zespole. Dzięki tej funkcjonalności, system wspiera dynamiczne zarządzanie i szybkie reagowanie na zmieniające się potrzeby organizacyjne.
